REGULAMIN ORGANIZACYJNY URZĘDU MIEJSKIEGO W BABOROWIE

Załącznik do Zarządzenia nr OW 59/11

Burmistrza Gminy Baborów

z dnia 08 września 2011 r.

Regulamin organizacyjny

Urzędu Miejskiego w Baborowie

Rozdział I

Postanowienia ogólne

§ 1.

Regulamin organizacyjny określa zakres działania i zadania oraz organizację i zasady funkcjonowania Urzędu Miejskiego w Baborowie - zwanego w dalszej części Regulaminem Urzędu.

§ 2.

Urząd działa na podstawie:

ustawy z dnia 8 marca 1990 r o samorządzie gminnym (tekst jednolity Dz. U. Nr 142 poz. 1591 z 2001 r. z późn. zm.)

ustawy z dnia 17 maja 1990 r. o podziale, zadań i kompetencji określonych w ustawach szczególnych pomiędzy organy gminy a organy administracji rządowej oraz o zmianie niektórych ustaw (Dz. U. z 1990 r. Nr 34, poz. 198, z późn. zm. ).

ustawy z dnia 21 listopada 2008r. r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 223, poz.1458, z późn. zm.).

Statutu Gminy Baborów.

Kodeksu Pracy, przepisów wykonawczych wydanych na podstawie ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (tekst jednolity z 1998 roku Dz. U. Nr 21, poz.94 z późn. zm.).

porozumień z organami administracji rządowej i innymi jednostkami samorządu terytorialnego.

instrukcji kancelaryjnej.

§ 3.

Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:

Gminie – należy przez to rozumieć Gminę Baborów,
Radzie – należy przez to rozumieć Radę Miejską w Baborowie,
Burmistrzu, Sekretarzu, Skarbniku, Kierowniku Urzędu Stanu Cywilnego – należy przez to rozumieć odpowiednio Burmistrza Gminy Baborów, Sekretarza Gminy Baborów, Skarbnika Gminy Baborów oraz Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Baborowie.

§ 4.

Urząd jest jednostką budżetową Gminy.
Urząd jest pracodawcą dla zatrudnionych w nim pracowników.
Siedzibą Urzędu jest budynek położony w Baborowie przy ul. Dąbrowszczaków 2a.

Rozdział II

Zakres działania i zadania Urzędu

§ 5.

Urząd stanowi aparat pomocniczy Burmistrza, Rady i jej komisji oraz innych organów funkcjonujących w strukturze Gminy.
Do zakresu działania Urzędu należy zapewnienie warunków należytego wykonywania spoczywających na Gminie zadań własnych i zleconych, zadań przekazanych w drodze porozumień zawartych z organami administracji rządowej lub innymi jednostkami samorządu terytorialnego.

§ 6.

Do zadań Urzędu należy zapewnienie pomocy organom Gminy w wykonywaniu ich zadań
i kompetencji, a w szczególności:

przygotowywanie materiałów niezbędnych do podejmowania uchwał, wydawania decyzji, postanowień i innych aktów z zakresu administracji publicznej oraz podejmowania innych czynności prawnych przez organy Gminy,
wykonywanie, na podstawie udzielonych upoważnień, czynności faktycznych wchodzących w zakres zadań Gminy,
zapewnienie organom Gminy możliwości przyjmowania, rozpatrywania oraz załatwiania skarg i wniosków,
przygotowywanie do uchwalenia i wykonywania budżetu Gminy oraz innych aktów organów Gminy,
realizacja innych obowiązków i uprawnień wynikających z przepisów prawa oraz uchwał organów Gminy,
zapewnienie warunków organizacyjnych do odbywania sesji Rady, posiedzeń jej komisji oraz innych organów funkcjonujących w strukturze Gminy,
prowadzenie zbioru przepisów gminnych dostępnego do powszechnego wglądu w siedzibie Urzędu,
wykonywanie prac kancelaryjnych zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa,
realizacją obowiązków i uprawnień służących Urzędowi jako pracodawcy, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa pracy.

Rozdział III

Organizacja Urzędu

§ 7.

1. W skład Urzędu wchodzi Referat Finansowo-Budżetowy i samodzielne stanowiska pracy:

1) Kierownictwo Urzędu:

a) Burmistrz Gminy (BEK)

b) Skarbnik Gminy – Główny Księgowy Budżetu (SKB)

2) Referat:

b) Referat Finansowo – Budżetowy – stanowiska pracy:

-	kasa	- KSA
-	ds. księgowości podatkowej i egzekucji	- PD1
-	ds. wymiaru podatków i opłat	- PD2
-	ds. wymiaru podatków i opłat	- PD3
-	ds. księgowości budżetowej	- KB1
-	ds. księgowości budżetowej	- KB2
-	ds. księgowości budżetowej	- KB3
-	ds. księgowości budżetowej	- KB4
-	ds. księgowości budżetowej	- KB5

samodzielne stanowiska pracy:

-	Sekretarz Gminy	- SEK
-	ds. ewidencji działalności gospodarczej i ochrony przeciwpożarowej	- DGP
-	Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego	- USC
-	ds. ochrony środowiska i ewidencji ludności	- OSE
-	ds. gospodarki zasobami gminy	- GZG
-	ds. zasobów lokalowych	- ZMK
-	ds. infrastruktury komunalnej	- IKD
	ds. budownictwa i remontów	- BDR
-	ds. gospodarki przestrzennej i inwestycji	- GPI
-	ds. kadr i zatrudnienia	- KDR
-	ds. obsługi informatycznej	- INF
-	ds. obsługi biura Rady Miejskiej i gospodarki nieruchomościami	- BRM
-	ds. obsługi kancelarii ogólnej	- KNO
-	ds. pozyskiwania i rozliczania funduszy zewnętrznych	- UNI

Pracą Referatu Finansowo - Budżetowego kieruje Skarbnik Gminy, który ustala organizację wewnętrzną oraz dokonuje podziału zadań dla poszczególnych stanowisk.
Dla pracowników na samodzielnych stanowiskach pracy szczegółowy zakres czynności zostaje przekazany po uzyskaniu akceptacji Burmistrza przez pracownika ds. kadr i zatrudnienia.
Strukturę organizacyjną Urzędu określa schemat organizacyjny, stanowiący załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu.
Pracownicy mogą być zatrudniani w Urzędzie na stanowiskach urzędniczych, w tym na kierowniczych stanowiskach urzędniczych oraz na stanowiskach pracowników obsługi.
Liczba osób zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy (liczba etatów) dotycząca stanowisk urzędniczych, określona została w załączniku nr 2 do niniejszego Regulaminu. Nabór kandydatów na wolne stanowiska urzędnicze określą procedury naboru ustalone w drodze odrębnego Zarządzenia Burmistrza.
Wykaz stanowisk pracy oraz liczba etatów pracowników zatrudnionych w Urzędzie na stanowiskach pracowników obsługi określone zostały w załączniku nr 3 do niniejszego Regulaminu.

Rozdział IV

Zasady Funkcjonowania Urzędu

§ 8.

Funkcjonowanie Urzędu opiera się na zasadach: praworządności, służebności wobec społeczności lokalnej, racjonalnego gospodarowania mieniem publicznym, jednoosobowego kierownictwa, planowania pracy, a także podziału zadań pomiędzy kierownictwo Urzędu i poszczególne stanowiska pracy oraz wzajemnego współdziałania.

§ 9.

Pracownicy Urzędu w wykonywaniu swoich obowiązków i zadań Urzędu działają na podstawie i w granicach prawa i obowiązani są do ścisłego jego przestrzegania dla dobra Gminy i Państwa.

§ 10.

Gospodarowanie środkami rzeczowymi odbywa się w sposób racjonalny, celowy i oszczędny, z uwzględnieniem zasady szczególnej staranności w zarządzaniu mieniem komunalnym.
Zakupy i inwestycje dokonywane są po wyborze najkorzystniejszej oferty, zgodnie z przepisami dotyczącymi zamówień publicznych.

§ 11.

Jednoosobowe kierownictwo opiera się na zasadzie jednolitości wydawanych poleceń i służbowego podporządkowania, podziału czynności na poszczególnych pracowników oraz ich indywidualnej odpowiedzialności za wykonywanie powierzonych zadań.
Urzędem kieruje Burmistrz przy pomocy Sekretarza i Skarbnika, którzy ponoszą odpowiedzialność przed Burmistrzem za realizację swoich zadań.
Kierownik Referatu Finansowo-Budżetowego kieruje i zarządza nim w sposób zapewniający optymalną realizację zadań Referatu i ponosi za to odpowiedzialność przed Burmistrzem.
Kierownik Referatu Finansowo-Budżetowego jest bezpośrednim przełożonym podległych mu pracowników i sprawują nadzór nad nimi.
Bezpośrednim przełożonym dla samodzielnych stanowisk pracy jest Burmistrz Gminy.
Zasady podpisywania pism przez Burmistrza określone są w Rozdziale VIII.

§ 12.

Referat Finansowo-Budżetowy i samodzielne stanowiska pracy realizują zadania wynikające z przepisów prawa i Regulaminu w zakresie ich właściwości rzeczowej.
Referat Finansowo-Budżetowy jest zobowiązany do współdziałania z pozostałymi stanowiskami pracy Urzędu w szczególności w zakresie wymiany informacji i wzajemnych konsultacji.

Rozdział V

Zakresy zadań Burmistrza, Sekretarza i Skarbnika

§ 13

Do zakresu zadań Burmistrza należy w szczególności:

reprezentowanie Urzędu na zewnątrz,
podejmowanie bieżących spraw Gminy,
podejmowanie czynności w sprawach z zakresu prawa pracy i wyznaczanie innych osób do podejmowania tych czynności,
wykonywanie uprawnień zwierzchnika służbowego wobec wszystkich pracowników Urzędu,
zapewnienie przestrzegania prawa przez wszystkich pracowników Urzędu,
koordynowanie działalności poszczególnych pracowników Urzędu oraz organizowanie ich współpracy,
rozstrzyganie sporów pomiędzy poszczególnymi pracownikami Urzędu w szczególności dotyczącymi podziału zadań,
udzielanie odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych,
czuwanie nad tokiem i terminowością wykonywania zadań Urzędu,
przyjmowanie oświadczeń o stanie majątkowym pracowników samorządowych upoważnionych przez Burmistrza do wydawania w jego imieniu decyzji administracyjnych,
wykonywanie innych zadań zastrzeżonych dla Burmistrza przez przepisy prawa i Regulamin oraz uchwały Rady.

§ 14.

Do zadań Sekretarza należy zapewnienie sprawnego funkcjonowania Urzędu, a w szczególności:

opracowywanie projektów zmian Regulaminu,
nadzór nad organizacją pracy w Urzędzie oraz prowadzeniem spraw związanych z doskonaleniem kadr,
nadzór nad przygotowywaniem projektów uchwał Rady oraz zarządzeń Burmistrza,
koordynacja i nadzór nad pracami remontowymi w Urzędzie i zakupem środków trwałych,
przyjmowanie ustnych oświadczeń woli spadkodawcy,
wykonywanie innych zadań na polecenie lub z upoważnienia Burmistrza
zapewnienie zgodności wydawanych decyzji i działań Urzędu z obowiązującymi przepisami prawa,
organizowanie pracy Urzędu i koordynowanie działań podejmowanych przez poszczególnych pracowników,
opracowywanie projektów Statutu Gminy i Regulaminu Organizacyjnego Urzędu
przygotowanie uchwał w formacie XML,
zapewnienie skutecznego sposobu publikacji aktów prawa miejscowego w Dzienniku Urzędowym Województwa Opolskiego i w sposób zwyczajowo przyjęty,
organizowanie współdziałania z sołectwami i jednostkami organizacyjnymi Gminy,
zapewnienie właściwego obiegu informacji i dokumentów w Urzędzie Miejskim,
wykonywanie czynności związanych z organizacją wyborów, referendów, konsultacji społecznych i spisów powszechnych,
dbałość o sprawną obsługę interesantów i dobry wizerunek Urzędu.
zastępstwo Burmistrza podczas jego nieobecności,

§ 15.

Do zadań Skarbnika należy:

wykonywanie określonych przepisami prawa obowiązków w zakresie rachunkowości,
kierowanie pracą Referatu Finansowo – Budżetowego,
nadzorowanie i kontrola realizacji budżetu Gminy,
kontrasygnowanie czynności prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych i udzielanie upoważnień innym osobom do dokonywania kontrasygnaty,
współdziałanie w opracowywaniu budżetu,
współdziałanie w sporządzaniu sprawozdawczości budżetowej,
wykonywanie funkcji zwierzchnika służbowego wobec pracowników bezpośrednio mu podległych,
wykonywanie innych zadań przewidzianych przepisami prawa oraz zadań wynikających z poleceń lub upoważnień Burmistrza.

Rozdział VI

Podział zadań pomiędzy referatem finansowo-budżetowym i samodzielnymi stanowiskami

§ 16.

Do wspólnych zadań Referatu Finansowo-Budżetowego oraz samodzielnych stanowisk należy przygotowywanie materiałów oraz podejmowanie czynności organizatorskich na potrzeby organów Gminy, a w szczególności:

prowadzenie postępowania administracyjnego o przygotowywanie materiałów oraz projektów decyzji administracyjnych, a także wykonywanie zadań wynikających z przepisów o postępowaniu egzekucyjnym w administracji,
pomoc Radzie Miejskiej, właściwym rzeczowo komisjom Rady, Burmistrzowi i jednostkom pomocniczym Gminy w wykonywaniu ich zadań,
współdziałanie ze Skarbnikiem przy opracowywaniu materiałów niezbędnych do przygotowania projektu budżetu Gminy,
przygotowywanie sprawozdań, ocen, analiz i bieżących informacji o realizacji zadań,
współdziałanie ze stanowiskiem ds. kadr i zatrudnienia w zakresie szkolenia i doskonalenia zawodowego pracowników Urzędu,
stosowanie obowiązującego jednolitego rzeczowego wykazu akt,
stosowanie zasad dotyczących wewnętrznego obiegu akt oraz ich przechowywanie,
usprawnianie własnej organizacji, metod i form pracy,
wykonywanie zadań przekazanych do realizacji przez Burmistrza.

§ 17.

Do zadań Referatu Finansowo - Budżetowego należy w szczególności:

opracowywanie materiałów zbiorczych do projektu budżetu Gminy oraz do projektu przychodów i wydatków zakładów budżetowych, funduszy celowych i środków specjalnych.
koordynacja opracowania przez Referat Finansowo-Budżetowy, samodzielne stanowiska pracy i jednostki podległe planów finansowania inwestycji i remontów.
w oparciu o wnioski gminnych jednostek organizacyjnych i pracowników Urzędu opracowanie projektu układu wykonawczego budżetu Gminy.
przygotowywanie projektów uchwał Rady Miejskiej i zarządzeń Burmistrza dotyczących zmian budżetu Gminy,
instruowanie i koordynacja prac w zakresie opracowania, realizacji i sprawozdawczości z wykonania budżetu.
sporządzanie wymaganych przepisami sprawozdań z wykonania budżetu.
realizacja wydatków w oparciu o dokumentację zatwierdzoną przez upoważnione do tego celu osoby.
czuwanie nad prawidłowym przebiegiem wykonania budżetu i planu funduszy celowych oraz przestrzeganiem dyscypliny budżetowej.
sprawowanie kontroli nad prawidłową gospodarką finansową jednostek podległych powiązanych z budżetem Gminy.
prowadzenie wymiaru, pobór oraz windykacja należności z tytułu podatków i opłat lokalnych oraz podatku rolnego i podatku leśnego.
prowadzenie spraw związanych z udzielaniem ulg i umorzeń należności wymienionych w pkt.10, rozkładaniem ich na raty lub odraczaniem spłaty
sporządzanie, kompletowanie i przekazywanie do Oddziału ZUS wniosków o świadczenia pieniężne.
naliczanie wynagrodzeń za pracę pracownikom Urzędu, prowadzenie ewidencji analitycznej tych wynagrodzeń, ich wypłata oraz sporządzanie innej niezbędnej w tym zakresie dokumentacji,
nadzorowanie rachunkowości budżetowej prowadzonej przez jednostki organizacyjne objęte budżetem Gminy,
prowadzenie rachunkowości budżetowej i pozabudżetowej,
prowadzenie rachunkowości z tytułu należnych Gminie dochodów,
współdziałanie z Bankami i Urzędami Skarbowymi w zakresie spraw finansowo-księgowych,
prowadzenie bieżącej analizy realizacji dochodów i wydatków budżetowych,
współdziałanie z Sekretarzem Gminy oraz stanowiskiem ds. kadr i zatrudnienia w zakresie prognozowania osobowego funduszu płac Urzędu,
prowadzenie pełnej dokumentacji w zakresie podatku od towarów i usług,
prowadzenie ewidencji syntetycznej i analitycznej środków trwałych, pozostałych środków trwałych w używaniu, wartości niematerialnych i prawnych oraz dokonywanie stosownych umorzeń i amortyzacji,
prowadzenie gospodarki kasowej.

§ 18

Do osoby na stanowisku inspektora ds. kancelarii ogólnej należy w szczególności:

prowadzenie rejestru przesyłek wpływających do urzędu,
prowadzenie kancelarii ogólnej, archiwum zakładowego, kierowanie rozmów telefonicznych,
przyjmowanie korespondencji z zewnątrz, otwieranie przesyłek za wyjątkiem poufnych i adresowanych imiennie,
wydawanie potwierdzeń przyjęcia pisma,
przekazywanie korespondencji dla Burmistrza lub Sekretarza Gminy w celu rozdysponowania na stanowiska,
rozdzielanie na stanowiska korespondencji za pokwitowaniem odbioru,
przyjmowanie podań, pism od interesantów,
przyjmowanie do protokołu skarg i wniosków zgłaszanych do Burmistrza,
dostarczanie wychodzących przesyłek z Urzędu oraz odbiór przychodzącej korespondencji z poczty,
prowadzenie list obecności,
prowadzenie książek wyjść pracowników w celu służbowych i prywatnych,
obsługa organizowanych przez Urząd spotkań, narad, konferencji, sesji,
prowadzenie rejestru umów oraz rejestru zarządzeń Burmistrza Gminy,
prowadzenie rejestru delegacji oraz wydawanie poleceń wyjazdu służbowego,
sporządzanie zeznania świadków i oświadczenie wnioskodawcy.

§ 19

Do osoby na stanowisku inspektora ds. obsługi Rady Miejskiej i gospodarki nieruchomościami należy w szczególności:

1) Obsługa Rady Miejskiej w Baborowie:

obsługa techniczno-biurowa Rady Miejskiej i jej organów na podstawie planu pracy Rady lub poleceń Przewodniczącego Rady,
prowadzenie rejestru uchwał Rady Miejskiej,
udostępnianie dokumentacji z zakresu działania Rady, komisji.

2) Gospodarka Nieruchomościami:

przygotowanie projektów uchwał i zarządzeń z zakresu gospodarki nieruchomościami,
przygotowanie lokali mieszkalnych do zbycia (podział, wznowienie granic nieruchomości, wycena, zbycie na zasadach zawartych w Ustawie o Gospodarce Nieruchomościami),
prowadzenie ewidencji mienia Gminy,
prowadzenie ewidencji budynków,
współpraca z ewidencją gruntów w Starostwie Powiatowym w Głubczycach,
przekształcanie gruntów użytkowania wieczystego w prawo własności,
prowadzenie rejestrów sprzedanego bądź oddanego w użytkowanie wieczyste mienia Gminy,
występowanie z wnioskiem w sprawie ujawnienia w KW przejścia nieruchomości na rzecz mienia Gminy,
wydawanie decyzji dot. podziału nieruchomości gruntowych.

§ 20

Do osoby na stanowisku inspektora ds. działalności gospodarczej i ochrony przeciwpożarowej należy w szczególności:

ochrona przeciwpożarowa,
- przygotowanie i prowadzenie dokumentów o powołaniu komendanta straży pożarnych.
- współdziałanie w organizowaniu ochotniczych straży pożarnych na terenie gminy .
- zapewnienie zasobów wody do gaszenia pożarów przez budowę zbiorników i utrzymanie już istniejących w należytym stanie – współpraca w tym zakresie z inspektorem ds. budownictwa i rolnictwa.
- zapewnienie OSP środków alarmowych i łączności, sprzętu, umundurowania i pomieszczeń .
- przyjmowanie zgłoszeń o powołaniu zakładowej straży pożarnej i prowadzenie rejestru terenowych jednostek i Naczelników OSP .
- czuwanie nad przebiegiem prac wykonywanych w ramach inicjatyw społecznych na obiektach ochrony ppoż
organizowanie i koordynowanie działalności gospodarczej,

przyjmowanie zgłoszeń na prowadzenie działalności gospodarczej od osób fizycznych.
prowadzenie rejestru ewidencji działalności gospodarczej.
wydawanie zaświadczeń o wpisie do ewidencji.
zawiadamianie właściwego Urzędu Skarbowego, Zakładu Ubezpieczeń Społecznych i Urzędu Statystycznego ( wysyłanie kopii zaświadczenia o wpisie do ewidencji) .
przyjmowanie zgłoszeń zmian stanu faktycznego i prawnego podmiotu gospodarczego i działalności gospodarczej powstałe po wpisie do ewidencji.
prowadzenie całości spraw związanych z funkcjonowaniem „Jednego Okienka” w Urzędzie Miejskim.

prowadzenie spraw związanych z profilaktyką i rynkiem alkoholowym,

przyjmowanie wniosków o wydanie zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych zgodnie z limitem i obowiązującymi przepisami.
wydawanie jednorazowych zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych.
naliczanie opłat za zezwolenia i za korzystanie z zezwoleń .
prowadzenie dokumentacji dotyczącej profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych.
obsługa administracyjna Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych.
wdrażanie gminnego programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych.
bieżące kontrolowanie i przestrzegani prawa w tym zakresie.
pełnienie obowiązków pełnomocnika burmistrza ds. profilaktyki rozwiązywania problemów alkoholowych :

prowadzenie spraw dotyczących: zbiórek publicznych i zgromadzeń publicznych.
prowadzenie spraw obrony cywilnej.

realizacja przedsięwzięć obrony cywilnej na terenie Gminy w oparciu o dokładną znajomość aktów prawnych dotyczących obrony cywilnej;
opracowywanie i aktualizowanie planów obrony cywilnej,
planowanie i organizacja systemu kierowania obroną cywilną w Gminie,
zorganizowanie i przygotowanie do działania gminnych struktur OC,
aktualizacja planów działania gminnych formacji OC,
planowanie i utrzymanie w gotowości do używania sił i środków OC do likwidacji skutków klęsk żywiołowych, awarii i katastrof,
sprawowanie nadzoru nad przechowywaniem i konserwacją sprzętu obrony cywilnej.

§ 21

Do Kierownika USC należy w szczególności:

rejestracja urodzin, małżeństw oraz zgonów i innych zdarzeń mających wpływ na stan cywilny osób,
sporządzanie aktów stanu cywilnego i prowadzenia ksiąg stanu cywilnego,
sporządzanie i wydawanie odpisów aktów stanu cywilnego oraz zaświadczeń,
przechowywanie i konserwacja ksiąg stanu cywilnego oraz akt zbiorowych,
przyjmowanie oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński oraz innych oświadczeń zgodnie z przepisami Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego,
wykonywanie zadań wynikających z Konkordatu,
pełnienie obowiązków pełnomocnika do spraw ochrony informacji niejawnych ,

§ 22

Do osoby na stanowisku inspektora ds. obsługi informatycznej należy w szczególności:

sprawowanie obowiązków obsługi informatycznej Urzędu Miejskiego w Baborowie oraz jednostek podległych,
nadzór na prawidłową eksploatacją sprzętu komputerowego i oprogramowania,
instalowanie, konfigurowanie i konserwacja urządzeń komputerowych, oraz wszelkiego oprogramowania w urzędzie, załatwianie spraw serwisu i gwarancyjnych,
nadzór legalności stosowanego oprogramowania i właściwego zabezpieczenia danych (archiwizacja danych, kontrola antywirusowa itp.),
dbanie o nowoczesność rozwiązań planowanych do zastosowania w urzędzie i spójność z modelem przyjętym w JST,
wdrażanie oprogramowania, koordynowanie, nadzorowanie i dokonywanie odbioru prac wdrożeniowych,
administrowanie serwerami, siecią i systemami informatycznymi,
przygotowanie oraz realizowanie umów z podmiotami zewnętrznymi na dzierżawę łączy i korzystanie z linii teleinformatycznych,
archiwizowanie, przechowywanie i ochrona danych, w tym danych osobowych, gromadzonych i przetwarzanych w Urzędzie w formie elektronicznej,
opracowanie instrukcji zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych,
zapewnienie bezpiecznej wymiany informacji między Urzędem a Internetem,
rozbudowa i dbałość o poprawę funkcjonalności portalu internetowego i Biuletynu, uwzględniając technologiczny postęp systemów teleinformatycznych,
współredakcja strony głównej portalu internetowego Gminy Baborów oraz działów tematycznych (podstron), w oparciu o materiały własne bądź przygotowane przez pracowników Urzędu i jednostki organizacyjne Gminy,
zamieszczanie ogłoszeń w sprawach dotyczących Urzędu

§ 23

Do osoby na stanowisku inspektora ds. kadr i zatrudnienia należy w szczególności:

prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników,
organizowanie szkolenia i doskonalenia zawodowego pracowników,
przygotowywanie i wydawanie świadectw pracy,
prowadzenie spraw rentowych i emerytalnych pracowników.
planowanie i realizacja wydatków osobowych i rzeczowych administracji.
prowadzenie spraw związanych z zachowaniem porządku i dyscypliny pracy w Urzędzie.
wykonywanie czynności kontrolnych w zakresie spraw kadrowych na polecenie Burmistrza.
organizowanie szkolenia, kształcenia, dokształcania i doskonalenia zawodowego pracowników Urzędu.
prowadzenie innych spraw pracowniczych wynikających z kodeksu pracy i ustawy o pracownikach samorządowych.
współpraca z Powiatowym Urzędem Pracy w sprawach zatrudniania pracowników skierowanych w ramach prac interwencyjnych i robót publicznych oraz opracowywanie wniosków o organizacje w/w prac.
zamawianie oraz prowadzenie ewidencji pieczęci urzędowych i tablic.
gospodarka środkami rzeczowymi, drukami i formularzami, zaopatrzenie materiałowo-techniczne na cele administracyjne. Zakup inwentarza ruchomego i pomocy biurowych.
prowadzenie spraw związanych z przestrzeganiem przepisów bhp i p.poż. w obiektach Urzędu.
nadzór nad ochroną mienia społecznego oraz utrzymanie czystości i porządku w obiektach Urzędu.
prowadzenie spraw promocji gospodarczej Gminy.
realizacja zadań w zakresie zarządzania kryzysowego i spraw obronnych w tym: opracowywanie i aktualizowanie planu zarządzania kryzysowego, planu operacyjnego funkcjonowania gminy, udział w pracach zespołu zarządzania kryzysowego, realizacja zadań stałego dyżury w ramach gotowości obronnej państwa, zarządzanie, planowanie i organizowanie szkoleń, ćwiczeń i treningów z zakresu bezpieczeństwa wewnętrznego Gminy.
prowadzenia spraw o udzielenie dotacji w zakresie rozwoju sportu podmiotom nie zaliczanych do sektora finansów publicznych w tym: ogłoszenie naboru, udział w pracach komisji do rozpatrywania ofert, przechowywanie dokumentacji, sporządzanie umów z klubami o dotację oraz jej realizację.

§ 24

Do osoby na stanowisku inspektora ds. gospodarki zasobami gminy należy w szczególności:

sprawy ogólne rolnictwa.
nadzór weterynaryjny w gminie.
ochrona zwierząt gospodarskich i domowych: zapobieganie bezdomności, rejestr psów agresywnych.
przesyłanie komunikatów o ochronie roślin do sołectw i wywieszanie na tablicach ogłoszeń w mieście.
współpraca z ROD Łosiów i innymi jednostkami pracującymi na rzecz rolnictwa.
koordynowanie prac związanych z programem Odnowa Wsi w Województwie Opolskim.
nadzór nad Funduszem Sołeckim: przyjmowanie wniosków od sołectw, spisywanie umów z wykonawcami, sprawdzanie zgodności realizacji zadań z wnioskiem pod względem merytorycznym i finansowym.
nadzór nad spółką wodną.
darowizny i spadkobrania.
nadzorowanie prac spisowych spis rolny i ludności i mieszkań.
utrzymanie terenów zielonych i nasadzeń.
powołanie i udział w pracach Komisji szacującej straty w rolnictwie spowodowane wystąpieniem klęski żywiołowej.
wydawanie decyzji dot. podziału nieruchomości gruntowych.
ewidencja majątku gminnego przeznaczonego do sprzedaży.
prowadzenie rejestrów sprzedanego bądź oddanego w użytkowanie wieczyste mienia Gminy.
prowadzenie ewidencji i nadawanie numeracji porządkowej nieruchomości,
prowadzenie ewidencji nazw ulic i placów oraz zawiadamianie właścicieli nieruchomości o dokonanych zmianach nazw ulic i placów oraz numerów porządkowych nieruchomości,
wydzierżawianie i wynajmowanie nieruchomości gminnych.

§ 25.

(skreślony)

§ 26

Do osoby na stanowisku podinspektora ds. ochrony środowiska i ewidencji ludności należy w szczególności:

prowadzenie spraw związanych z ochroną środowiska, utrzymaniem czystości i porządku w Gminie,
uznawanie terenów zadrzewionych na obszarach wsi za parki wiejskie, ochrony tych parków i zarządzanie nimi wg obowiązujących przepisów w tym zakresie,
prowadzenie dokumentacji dotyczących ochrony pomników przyrody,
prowadzenie ewidencji i kontroli ruchu ludności tak w odniesieniu do mieszkańców stałych jak i zameldowanych na pobyt czasowy .
dokonywanie zameldowania i wymeldowania osób.
przyjmowanie zawiadomień o stałym lub czasowym pobycie osób w lokalu oraz opuszczenia przez nie lokalu bez wymeldowania.
prowadzenie stałego rejestru wyborców .
sporządzanie spisów osób uprawnionych do głosowania i udziału w referendum według wytycznych Krajowego Biura Wyborczego.
udostępnianie danych ze zbioru danych osobowych pod nazwą „Ewidencja Ludności „ .
dokonywanie czynności związanych z powszechnym obowiązkiem obrony oraz współdziałanie z organami wojskowymi.
prowadzenie rejestracji przedpoborowych .
opracowywanie planów świadczeń rzeczowych do wykonania w czasie pokoju i w razie ogłoszenia mobilizacji i w czasie wojny

§ 27

Do osoby na stanowisku podinspektora ds. zasobów lokalowych należy w szczególności:

sporządzanie projektów umów najmu lokali mieszkalnych, socjalnych i użytkowych,
ustalanie wysokości kaucji mieszkaniowych,
zawiadamianie najemców o zmianie wysokości stawek czynszowych,
sporządzanie i gromadzenie dokumentacji umożliwiającej podjęcie decyzji o umorzeniu należności czynszowych oraz udzielaniu ulg w spłacie należności powstałych z tytułu najmu,
realizacja obowiązków wynajmującego związanych z utrzymaniem budynków wynikających z przepisów Prawa budowlanego,
sprawowanie nadzoru nad administrowanymi budynkami,
potwierdzanie danych dotyczących lokali mieszkalnych we wnioskach o przyznanie dodatków mieszkaniowych,
nadzór nad wykonywaniem zadań z zakresu eksploatacji i utrzymania zasobów mieszkaniowych,
prowadzenie spraw związanych z remontami budynków mieszkalnych,
współpraca z administratorami, zarządami wspólnot mieszkaniowych oraz reprezentowanie Gminy Baborów na zebraniach wspólnot na podstawie odrębnych pełnomocnictw,
obsługa i prowadzenie dokumentacji Społecznej Komisji Mieszkaniowej.

§ 28

Do osoby na stanowisku podinspektora ds. infrastruktury komunalnej należy w szczególności:

uczestnictwa w odbiorach prac zleconych przez Gminę, ocenianie jakości w zakresie wykonanych prac i robót,
nadzór nad remontami wykonywanymi w obiektach administrowanych przez Gminę,
realizacja zadań z zakresu utrzymania i eksploatacji dróg, ulic gminnych, obiektów mostowych i przepustów oraz terenów zieleni i cieków komunalnych.
nadzór nad eksploatacją oświetlenia drogowego,
nadzór nad eksploatacją sieci wod.- kan.
prowadzenie spraw związanych z udzielaniem zamówień publicznych na realizację inwestycji i remontów oraz innych spraw należących do zakresu działania Gminy.
prowadzenie spraw związanych z wydaniem decyzji środowiskowej,
prowadzenie inwestycji gminnych (przygotowanie i zawieranie umów określających wzajemne zobowiązania inwestora i wykonawcy dotyczących realizowania inwestycji, nadzorowania i koordynacja prac, uczestnictwo w odbiorach)
dokonywanie rozliczeń i odbioru robót realizowanych w ramach inicjatyw społecznych, współdziałanie w tym zakresie z samorządami wiejskimi i prowadzenie niezbędnej dokumentacji i sprawozdawczości.
współpraca przy dokonywaniu rozliczeń inwestycji realizowanych przy udziale środków unijnych.
dokonywanie adnotacji na fakturach i rachunkach pod względem ich zgodności z wymogami Ustawy Prawo Zamówień Publicznych.

§ 29

Do osoby na stanowisku inspektora ds. budownictwa i remontów należy w szczególności:

prowadzenie spraw związanych z wydawaniem decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu, w tym :

opracowywanie i kompletowanie materiałów i dokumentów niezbędnych dla urbanisty w przypadku braku miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego Gminy,
wydawanie wypisów i wyrysów z miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego miasta Baborowa oraz studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego Gminy,

współpraca z urbanistami przy opracowywaniu miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego i studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania Gminy,
wykonuje czynności związane z uzgodnieniem, wnioskami i uwagami projektów studium oraz planów gmin sąsiednich,
wykonuje czynności związane z uzgodnieniem planu zagospodarowania przestrzennego województwa opolskiego,
prowadzenie analizy wniosków i propozycji do planu zagospodarowania przestrzennego Miasta i Gminy,
prowadzenie spraw związanych z opiniowaniem projektów koncepcyjnych przy lokalizacji inwestycji Gminnych,
prowadzenie spraw zlecania opracowań dla potrzeb planowania przestrzennego.
Współpracuje w sprawach związanych z opiniowaniem projektów podziałów geodezyjnych gruntu,
wykonywanie czynności z realizacji obowiązków i zadań, a w szczególności:

uczestnictwa w odbiorach prac zleconych przez Gminę i jednostki podległe, oceniania jakości w zakresie wykonanych prac i robót,
prowadzenie sprawozdawczości związanej z zakresem obowiązków,
dokonywanie adnotacji na fakturach i rachunkach pod względem ich zgodności w stosunku do prowadzonych spraw,

nadzór nad remontami wykonywanymi w obiektach administrowanych przez Gminę i jednostki podległe,
prowadzenie książki budowlanej, dokonywanie wpisów i okresowych przeglądów obiektów gminnych,
prowadzenie nadzoru w przypadku (drobnych) remontów i inwestycji dla, których nie został wyznaczony inwestor zastępczy.

§ 30

Do osoby na stanowisku podinspektora ds. gospodarki przestrzennej i inwestycji należy w szczególności:

wykonuje czynności związane z realizacją obowiązków i zadań przy opracowywaniu miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego i studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania Gminy,
prowadzenie spraw związanych z opiniowaniem projektów koncepcyjnych przy lokalizacji inwestycji Gminnych,
współpracuje z opolskim Wojewódzkim Konserwatorem Zabytków w zakresie ochrony zabytków, pomników przyrody i stanowisk archeologicznych,
współpracuje z Urzędem Marszałkowskim Województwa Opolskiego w zakresie polityki przestrzennej,
współpracuje z Powiatowym Inspektoratem Nadzoru Budowlanego,
prowadzenie inwestycji gminnych (przygotowanie i zawieranie umów określających wzajemne zobowiązania inwestora i wykonawcy dotyczących realizowania inwestycji, nadzorowania i koordynacja prac, uczestnictwo w odbiorach),
prowadzenie spraw związanych z dokonywaniem przygotowania i zawierania umów określających wzajemne zobowiązania inwestora i wykonawcy dotyczące: realizowania inwestycji,
prowadzenie procedur związanych z ochroną środowiska w tym wydawanie decyzji środowiskowych,
prowadzenie sprawozdawczości związanej z zakresem obowiązków,
prowadzenie i koordynacja całokształtu procedury związanej z realizacją Ustawy o Zamówieniach Publicznych przy zleceniach przez Gminę robót budowlano montażowych, dostaw i usług.
dokonywanie adnotacji na fakturach i rachunkach pod względem ich zgodności z wymogami Ustawy o Zamówieniach Publicznych.

§ 31

Do osoby na stanowisku podinspektora ds. pozyskiwania i rozliczania funduszy zewnętrznych należy w szczególności:

przygotowywanie wniosków aplikacyjnych o pozyskiwanie funduszy UE we współpracy z innymi stanowiskami Urzędu,
współpraca z jednostkami organizacyjnymi Gminy w zakresie korzystania ze środków pozabudżetowych,
bieżące monitorowanie możliwości pozyskiwania środków pozabudżetowych,
pełna realizacja i zarządzanie projektami przygotowywanymi przez Gminę, które uzyskały dofinansowanie ze środków pozabudżetowych, w tym w szczególności: przygotowywanie i czuwanie nad przestrzeganiem harmonogramu rzeczowo-finansowego projektu; przygotowywanie sprawozdawczości okresowej, rocznej i końcowej; właściwe gromadzenie i przechowywanie dokumentacji projektu; przygotowywanie wniosków o płatność,
prowadzenie procedury związanej z realizacją Ustawy o Zamówieniach Publicznych.

§ 32.

Obsługa prawna Urzędu oraz innych jednostek organizacyjnych Gminy, prowadzona jest przez uprawniony podmiot – kancelarię radcy prawnego na zasadzie zlecenia.
Do zadań Biura należy w szczególności:

opiniowanie pod względem prawnym projektów aktów normatywnych Burmistrza i kierowników jednostek organizacyjnych Gminy,
opiniowanie pod względem prawnym projektów uchwał kierowanych na sesję Rady oraz uczestnictwo w sesji z głosem doradczym,
udzielanie pracownikom Urzędu i innym jednostkom organizacyjnym Gminy opinii i porad prawnych oraz wyjaśnień w zakresie stosowania prawa,
informowanie Burmistrza o zmianach w obowiązującym stanie prawnym w zakresie objętym działalnością Gminy,
uczestniczenie w prowadzonych przez Gminę rokowaniach,
występowanie w charakterze pełnomocnika Burmistrza w postępowaniu sądowym, administracyjnym oraz przed innymi organami orzekającymi,
opiniowanie projektów wiążących ustaleń dotyczących w szczególności:

spraw indywidualnych skomplikowanych pod względem prawnym,
zawierania umowy długoterminowej lub nietypowej, albo dotyczącej rozporządzania mieniem znacznej wartości,
rozwiązywania umów o pracę bez wypowiedzenia,
odmowy uznania zgłoszonych roszczeń,
spraw związanych z postępowaniem przed organami orzekającymi,
zawieranie i rozwiązywanie umów z kontrahentami zagranicznymi,
umarzanie wierzytelności,
sporządzanie zawiadomień do prokuratury o stwierdzeniu czynu noszącego znamiona przestępstwa.

prowadzenie i aktualizowanie przepisów powszechnie obowiązujących.

Rozdział VII

Skargi i Wnioski

§ 33.

Skargi i wnioski są przyjmowane i rejestrowane przez Sekretarza Gminy lub innego upoważnionego pracownika, który jednocześnie koordynuje sposób ich rozpatrywania.
Skargi i wnioski zgłaszane ustnie do protokołu mogą być przyjmowane przez każdego z pracowników Urzędu, który niezwłocznie po sporządzeniu protokołu przekazuje go Sekretarzowi Gminy do zarejestrowania i nadania sprawie dalszego biegu.
Osoby, którym powierzono załatwienie skargi lub wniosku powinny przystąpić do ich rozpatrzenia bez zbędnej zwłoki i z należytą starannością, a postępowanie zakończyć w możliwie najkrótszym czasie, nie później jednak niż w ciągu miesiąca od daty wpływu skargi lub wniosku do Urzędu.
Szczególnie skomplikowane skargi i wnioski wymagające uzgodnień, porozumień lub przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego oraz badania akt powinny być rozpatrzone najpóźniej w ciągu dwóch miesięcy.
Skargi i wnioski złożone przez posłów na sejm, senatorów i radnych, którzy wnieśli skargę we własnym imieniu albo przekazali do załatwienia skargę innej osoby, powinni być zawiadomieni o sposobie załatwienia skargi, a gdy jej załatwienie wymaga zebrania dowodów, informacji lub wyjaśnień - także o stanie rozpatrzenia skargi, najpóźniej w terminie czternastu dni od dnia jej wniesienia albo przekazania.
W razie niemożności załatwienia sprawy w terminie, osoba rozpatrująca skargę jest zobowiązana zawiadomić skarżącego lub wnioskodawcę o czynnościach podjętych w celu rozpatrzenia sprawy oraz o przewidywanym terminie jej załatwienia.
Załatwienie skargi lub wniosku polega na:

zebraniu materiałów, dowodów i informacji dotyczących przedmiotowej sprawy
rozpatrzeniu wszystkich okoliczności
ustaleniu treści i sposobu rozstrzygnięcia sprawy
wydaniu poleceń lub podjęcia innych stosownych środków w celu usunięcia stwierdzonych uchybień i w miarę możliwości przyczyn ich powstawania
zawiadomieniu skarżącego lub składającego wniosek o wynikach rozpatrzenia sprawy, wydanych poleceniach lub podjętych innych działaniach.

8. Pracownicy winni niewłaściwego i nieterminowego załatwiania skarg i wniosków, podlegają odpowiedzialności porządkowej lub dyscyplinarnej.

§ 34.

W sprawach skarg i wniosków obywateli przyjmują:

Burmistrz Gminy w każdy poniedziałek w godzinach 13.00 – 15.00,
Skarbnik Gminy, Sekretarz Gminy oraz pozostali pracownicy Urzędu codziennie w godzinach urzędowania.

Rozdział VIII

Postanowienia końcowe

§ 55.

Do osobistej aprobaty Burmistrza zastrzeżone są sprawy:

kierowane do Urzędów Centralnych, Posłów i Senatorów, oraz organów szczebla powiatowego i wojewódzkiego,
wynikające ze sprawowania funkcji organu wykonawczego Gminy,
wydawania zarządzeń i postanowień,
obronności Kraju i obrony cywilnej w zakresie ustalonym dla Burmistrza,
powierzanie i wypowiadanie stanowiska kierowników referatów,
odpowiedzi na skargi wnioski dotyczące kierowników referatów,
inne, zastrzeżone przepisami prawa do decyzji Burmistrza,

2. Sekretarz Gminy może wydawać decyzje i podpisywać pisma w imieniu Burmistrza na podstawie udzielonego mu pełnomocnictwa lub upoważnienia. W sytuacji o której mowa w art. 28g ustawy o samorządzie gminnym wydaje wszystkie decyzje i podpisuje pisma zastrzeżone do osobistej aprobaty Burmistrza.

Sekretarz może wydawać decyzje i podpisywać pisma w imieniu Burmistrza na podstawie udzielonego mu pełnomocnictwa lub upoważnienia oraz na podstawie odrębnych przepisów (np. przyjmowanie oświadczeń woli spadkodawców).
Skarbnik może wydawać decyzje w imieniu Burmistrza na podstawie udzielonego mu pełnomocnictwa oraz na podstawie rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie praw i obowiązków głównych księgowych budżetów.
Pracownicy Urzędu mają prawo do podpisywania pism związanych z zakresem obowiązków, nie zastrzeżone do podpisu Burmistrza, oraz wydawania decyzji zgodnie z udzielonym im przez Burmistrza upoważnieniem.
Pracownicy Urzędu zobowiązani są do protokolarnego przekazania stanowiska pracy w przypadku jego zmiany, zwolnienia lub likwidacji. Przekazanie stanowiska następuje pomiędzy pracownikami lub przekazującym, a bezpośrednim przełożonym.
Zaznajomienie się z postanowieniami Regulaminu pracownicy potwierdzają pisemnie.